Акт выполненных работ: что это такое, образец и правила заполнения

Зачастую исполнитель не придает большого значения акту выполненных работ. Как правило, если услуга оказана качественно, то претензий у заказчика не появилось – а значит, тратить время на оформление акта совершенно не хочется. В этом и заключается главная ошибка – ведь клиент может обратиться с претензией уже далеко после оказания услуги, к тому же отсутствие акта может привести и к другим проблемам, о которых многие не задумываются. В статье мы расскажем, что такое акт выполненных работ и зачем он нужен. А главное, как правильно и быстро его оформить.

Что такое акт выполненных работ?

Акт – это первичный документ, в котором указан список работ или объем услуг, которые выполнил исполнитель. Он делится на 2 вида: акт оказанных услуг и акт выполненных работ. Первый заключают при договоре возмездного оказания услуг, а второй — при договоре подряда.

В акте выполненных работ фиксируется все полнота исполнения обязательств по договору. Обычно его используют при приемке любых задач, которые выполнил исполнитель.

Зачем нужен акт выполненных работ?

Его главная функция – это доказательство исполнения заказчиком выполненных работ или оказанных услуг. Для каждого контрагента он является своего рода «страховкой»: для исполнителя гарантией оплаты услуги, а для заказчика гарантом её качественного и своевременного исполнения. К тому же в ходе проверки организации Федеральной налоговой службой (ФНС), правильно заполненный акт будет достоверным свидетельством оказанной услуги.

Основные функции акта выполненных работ

Конкретизация выполненных работ. В нем будет точно указано: какие исполнитель выполнил действия, а значит, у заказчика не появится возможности «навязать» выполнение дополнительных задач, которые не входили в изначальный договор.

Зафиксировать отсутствие претензий. А в случае их наличия – зафиксировать сроки исправления.

Учет расходов. Этот документ поможет упростить расчет налога на прибыль.

Образец акта выполненных работ

На данный момент нет единой и общеобязательной формы акта. При этом есть определенные требования, которые компания должна учитывать при разработке собственной формы акта.

Структура и содержание акта

Документ, как правило, разрабатывается на листе формата А4 и структурой, которую мы рассмотрим ниже.

Обязательные реквизиты документа

• Номерное значение акта.
• Дата составления.
• Указание лиц, участвующих в договоре (заказчик, исполнитель).
• Список выполненных работ с указанием следующих характеристик: вида, объема (единицы измерения), стоимости, качества.
• Данные лиц, исполняющих сдачу и прием работ (услуг): должность, ФИО, личные подписи.

При наличии ранее составленного договора или соглашения указываются его реквизиты.

Правила заполнения акта выполненных работ

Для удобства при оказании нескольких видов работ или услуг их перечисляют в формате сводной таблицы. Если это усложняет приемку, то возможно составление нескольких актов для каждого из перечня оказанных работ.

Также после списка работ важно указать критерии, которые будут применяться для оценивания работы, а также уместности их устранения. Если для заключения акта необходима экспертная оценка третьих лиц, этот пункт также фиксируется.

После знакомства с документом каждой из сторон происходит подписание.

Пошаговая инструкция по заполнению

В первую очередь исполнитель указывает реквизиты и данные о себе. Затем весь список работ и критерии их оценки. После этого заказчик указывает свои данные, знакомится с перечнем и подписывает документ при согласии с ним. В случае наличия претензий он указывает их в акте и принимает решение о дальнейшей работе с исполнителем. Если сотрудничество будет продолжено, в документе будут указаны недочеты со сроком их исправления.

В случае уклонения заказчика от приемки работ при должном их выполнении, исполнителю необходимо отправить ему акт в одностороннем порядке. При дальнейшем уклонении заказчика от приемки, этот факт поможет ему доказать свою правоту в суде.

Частые ошибки при составлении акта

1. Акт был заполнен без указания сопутствующих документов. Часто бывает, что требуются и другие документы для подписания акта. Например, договор может обязывать провести осмотр объекта, освидетельствование или экспертизу работ и результатов. Тогда нужно сопровождать акт составлением и подписанием отчёта о выполненных работах, предоставлением технических документов.
2. Акт подписали другим числом. В таком случае документ будет считаться недостоверным. А значит, заказчик откажется платить, решение вопроса в суде затянется и может привести к дополнительным штрафам для исполнителя.
3. Акт подписан не тем, кто определен в договоре. На практике же бывает, что акты подписывает кто угодно, но не тот, кто указан в договоре. Например, сотрудники компании или близкие родственники. Если этот факт обнаружится, то документ будет считаться недействительным.

Юридическая значимость акта выполненных работ

Этот документ играет ключевую роль в случае, если заказчик в дальнейшем решит предъявить претензии о качестве услуг. А вот отсутствие данного документа будет весомым аргументом на стороне заказчика – он может отказаться оплачивать услуги, мотивируя это отсутствием подписанного акта.

Последствия отсутствия правильно оформленного акта

Если операция, связанная с услугой, отражена в учете компании, а подтверждающий совершение услуги документ отсутствует, то инспектор Федеральной налоговой службы может посчитать сделку фиктивной. А значит, обнаружив отсутствие первичного документа, компания может получить по ст. 120 НК РФ: на 10 000 рублей при разовом нарушении, на 30 000 рублей при повторяющемся нарушении, на 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей при занижении налоговой базы.